Organizar Evento
Como Organizar um Evento
Para a organização e sucesso de um evento o mais importante esta no seu planejamento.
A primeira etapa de um evento é o Planejamento.
Planejamento de Eventos – Nessa etapa é importante definir o tipo de evento (festa, feira, congresso, formatura, aniversário, casamento entre outros eventos).
Depois de escolher o tipo do evento, é necessários pensar em um local e data.
Local: Escolha um local de acordo com o seu público. Se o seu evento é um casamento, normalmente o primordial não é o transporte público ao redor, pois grande parte chega de carro, ou não se deve escolher um local pequeno, pois provavelmente um casamento reúne um número razoável de convidados, com raras exceções. Portanto lembre-se de olhar o que o seu público necessita, fatores como:
Capacidade do Local;
Infra-Estrutura do Local;
Estacionamento Próprio ou próximo do local;
Banheiros (quantidade e limpeza);
Serviços oferecidos pelo local do evento, como limpeza, som, iluminação;
Local para guarda volumes;
Caso o evento seja comercial, localização para o caixa e hostess;
Data: A data deve ser escolhida tentando não haver conflito com outros eventos do mesmo ramo, é claro que caso o evento seja um evento particular como um casamento não haverá competição, mas em um evento comercial a idealização e escolha da data deve ser feita olhando calendário de eventos similares, e decidindo a data de forma que o evento não entre em conflito com outros eventos na mesma data.
Eventos particulares são melhores aceitos de final de semana. Eventos comerciais são mais aceitos durante a semana. Eventos para jovens, ou mesmo formaturas e festas tem as sextas-feiras como melhores dias.
Quantidade de dias: Grande parte de eventos comerciais pode ter mais de um dia, caso isso aconteça coloque atrações diferentes para cada dia do evento, seja um almoço de abertura no primeiro dia e um jantar de enceramento, ou mesmo uma palestra de alguém conhecido.
Horário do Evento: O horário deve ser definido sabendo que dificilmente convidados chegam na hora. Em eventos esportivos isso é seguido mais a risca, mas em eventos de celebração, como festas, casamentos, formaturas e até mesmo eventos comerciais, grande parte dos convidados chega com mais de uma hora depois da data definida como inicio do evento. Não se esqueça também do horário de termino, que deve ser seguido pelas regras locais, respeitando o silencio e vizinhança, e até mesmo horário de funcionamento do local do evento.
Temática do Evento: Você pode customizar o evento de acordo com o seu publico, seja uma decoração básica, com cortinas ou desenhos em paredes, ou até mesmo um teto decorado, funcionários a caráter, iluminação especial, música de acordo com a temática.
Serviços: Você tem a opção de colocar inúmeros serviços para o seu evento, desde um valet, para os seus convidados chegarem no evento e não ter que se preocupar com estacionamento, passando por um DJ para animar o evento, iluminação, serviços de Hostess, Garçons, alimentação e bebida ( que devem ser calculados de acordo com a estimativa de público do seu evento), e hoje em dia é possível até mesmo a colocar seguro no seu evento, se isentando de qualquer responsabilidade cível, imprevisto e qualquer problema que pode ocorrer.
Por: Renato
Em breve novas dicas de eventos!
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